El Acta

La palabra "acta" viene del latín y significa "los hechos"; luego, un "acta" no es más que un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea de miembros de una comisión directiva de cualquier entidad, una certificación del nacimiento de una persona, etc. Es decir, hechos que se asientan por escrito y que resulta importante registrar y conservar.
Formalmente debe contener datos del lugar donde se "labra" (así se denomina al hecho de redactarla; "labra" viene del latín "labora", "trabaja"), fecha y hora; una breve introducción sobre el hecho a que se refiere o el motivo que da lugar a su escritura y, en el "cuerpo", un detalle pormenorizado de lo que acontece en el acto o reunión. Si hay debates, nómina de los que intervienen y síntesis de lo que dicen, así como las conclusiones a las que se arriban. Si hay votaciones, detalle de lo que se vota y resultado de la votación. Si hay "mociones" (acciones que los presentes proponen), detalle del contenido de cada una y mención de quien la formuló. Para su cierre, se usa generalmente un párrafo "de estilo", indicando la hora en que termina el acto y señalando que al pie firmarán los presentes "prestando su conformidad" a lo actuado.
Las actas son testimonios de hechos ocurridos y suelen escribirse en libros con hojas renglonadas para ello. Además, se las numera correlativamente.



ESTRUCTURA DEL ACTA 
Las actas pueden presentar formas variadas, pero hay unos elementos fijos, así como unasfórmulas muy usuales. Los elementos que aparecen en las actas son los siguientes:

• Un título extenso en el que se precisa la reunión de que se trata y la fecha.

• Una introducción, en la que se hace constar los datos de la reunión. Ejemplo:

En Azua, a las 8 de la noche del día 14 de octubre de 1994, se reúnen los señores propietarios que a continuación se detallan...

• El orden del día, que es un breve guión del contenido de la reunión. Ejemplo:

lero. Lectura y aprobación del acta de la junta anterior. 2do. Informe de la Junta directiva.

• El desarrollo del orden del día, en el que se expone lo tratado en cada uno de los apartados del orden del día, con mención de las personas que participan en cada caso.

Pueden incluirse las disposiciones, reglamentos que hay que aprobar, acuerdos, pactos, etc. El cierre expresa la conclusión con la hora, fecha y el lugar, así como la firma del presidente y las demás personas asistentes que deban firmar dicha acta. Sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las 8 de la noche, del 15 de abril en la ciudad de Barahona... Algunas actas concluyen con otra fórmula. Por ejemplo: Siendo las 8 de la noche, del día 15 de abril de 1995, en la ciudad de Barahona, se procedió a cerrar la sesión ordinaria.


 ACTAS NOTORIALES 
Las actas notariales se limitan a dejar constancia, a instancia de parte interesada, de hechos percibidos por el notario, para asegurar su prueba (lo que se llama preconstituir la prueba, es decir, tener ésta al alcance para el caso de que sea negado un hecho cierto), o para recoger un juicio del notario a los efectos previstos en la Ley. Los percepción puede derivar de cualquier sentido; ordinariamente, como es lógico, la vista y el oído; pero también el tacto (la pared se encuentra húmeda), el olfato (una emanación maloliente) e incluso, prescindiendo de factores subjetivos, el gusto.


TIPOS DE ACTAS NOTORIALES

Actas de presencia.
Implica que el notario comprueba la realidad sobre el terreno y la describe o afirma que lo que está viendo se corresponde con la fotografía que incorpora, del tipo, “notario, ponga que en el jardín de mi vecino están levantando un muro, o que en tal página web sale una foto junto a un texto malintencionado, o que al andar por el pasillo de mi casa se ponen a ladrar unos perros en el piso de abajo...". 
Actas de remisión por correo.
También caben actas que acrediten que un documento ha sido remitido por correo, así como los datos sobre su entrega. 
Actas de notificación y requerimiento.
El notario transmite a alguien una manifestación ajena, en la que tal vez se le emplace a determinada conducta. Salvo disposición legal en contrario, pueden practicarse por correo; pero lo usual es que el notario se persone en el domicilio y, tras identificarse como tal, invite a recibir la copia del acta. Como en el apartado anterior, los hechos que perciba –el destinatario la recibe o la rehúsa, en cuyo caso se tiene por hecha la notificación, o resulta haber cambiado el titular del domicilio– quedan amparados por la fe pública en los términos indicados, aunque luego el interesado pretenda negarlos. 
Actas de exhibición de cosas o documentos.
En realidad son una variante de las de presencia: "notario, describa esto y diga que lo tengo en mi poder". Se diría que es innecesario si no va a dejar de tenerlo.Sin embargo, no olvidemos que, como documento público, el acta atribuye fecha auténtica: la prueba comprende que esa situación regía en el día del acta; por ejemplo, un texto de cualquier especie –literario, una partitura, un programa de ordenador– sobre el que después pueda mediar una disputa por plagio. 
Actas de referencia, o de manifestaciones.
Donde, simplemente, el notario recoge lo que un señor le cuenta. No hay que confundir su ámbito con el de las pruebas testificales en un pleito. Además de que éstas tienen su cauce propio, al acta le falta el principio de contradicción, es decir, la posibilidad de que la otra parte pregunte e intente descubrir las contradicciones del declarante. Sin embargo, no se quiere decir que tales actas sean ineficaces como prueba. Al contrario, acreditan que en tal fecha fueron dichas esas cosas, con advertencia en sucaso de la responsabilidad en la que se podía incurrir en caso de falsedad. Lo que evidentemente, hay que descartar es que tales actas, por sí solas prueben la verdad del hecho narrado. 
Actas de notoriedad.
En las que el notario declara notorio un hecho sobre el cual pueden ser fundados derechos o legitimadas situaciones jurídicas. También aquí los ejemplos ilustran más que la definición. Los dos supuestos principales, con regulación legal, son las actas de abintestato –el notario declara quiénes son los herederos de una persona fallecida sin testamento– y las dirigidas a que una finca, o la mayor cabida de una finca, accedan al registro sobre la base de probar que quien la transmitió era tenido por dueño. 
Actas de protocolización.
Que incorporan algo al protocolo, de forma que se evite el extravío, se pruebe su existencia o posesión en esa fecha y se puedan obtener copias futuras. Ese algo será ordinariamente un documento escrito o una imagen, pero también puede consistir en cualquier objeto susceptible de quedar encuadernado con el protocolo por su medida y naturaleza. 
Actas de depósito.
Por las que alguien deposita ante notario un objeto o documento, fijando las condiciones de restitución: a título de ejemplo, un cheque, que será entregado a una u otra parte según ocurran determinados eventos futuros, pero puede consistir en otras muchas cosas: de nuevo a título de ejemplo, en un frasco con líquido de frenos extraído de un coche accidentado, para remitir anuevos análisis si procede. Tanto en este caso como en la protocolización, la documentación que se entregue debe ser examinada por el notario para verificar su legalidad. No cabe el depósito a ciegas, por ejemplo de un sobre cerrado sin que el notario haya accedido antes a su contenido. Y se halla excluida la realización de funciones de gestión de los fondos depositados, que sí resultan propias de algunos Notariados extranjeros.

Ejemplo de Acta Notorial de Presecia


A continuación el acta realizada en el taller de Redacción de Documentos

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